Datenschutzerklärung

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

METAVITAL GmbH
Tannenhof 47
22397 Hamburg
Deutschland

Telefon: +49 40 412 63 85 – 00
E-Mail: info@metavital.eu
Website: https://www.metavital.eu
Buchungsplattform: METAVITAL Booking

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

DataCo GmbH
Dachauer Straße 65
80335 München
Deutschland
Telefon: +49 89 7400 45840
Website: www.dataguard.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Buchungsplattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung, es sei denn, eine vorherige Einholung ist aus tatsächlichen Gründen nicht möglich und die Verarbeitung ist durch gesetzliche Vorschriften gestattet oder erforderlich.

2. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Terminbuchung, Nutzerkonto, Zahlungsabwicklung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Systemstabilität)

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Speicherdauern zu einzelnen Verarbeitungen ergeben sich aus den nachfolgenden Abschnitten.

IV. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i. S. d. DSGVO. Ihnen stehen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Eine Übersicht der in Deutschland zuständigen Aufsichtsbehörden finden Sie u. a. unter: bfdi.bund.de.

V. Bereitstellung der Webseite und Logfiles

1. Beschreibung und Umfang

Bei jedem Aufruf von METAVITAL Booking erfasst das System automatisiert technische Daten des aufrufenden Rechners, insbesondere:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• ggf. Referrer-URL sowie aufgerufene Seiten/Ressourcen

Diese Daten können in Server- bzw. Anwendungs-Logfiles gespeichert werden. Eine Zusammenführung mit sonstigen personenbezogenen Bestandsdaten erfolgt nicht zu Marketingzwecken.

2. Zweck und Rechtsgrundlage

Die vorübergehende Speicherung ist erforderlich, um die Plattform auszuliefern, die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der IT-Systeme sicherzustellen und Störungen zu beheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Speicherdauer

Sitzungsbezogene Daten entfallen mit Ende der Sitzung. Logfiles werden in der Regel nach spätestens 31 Tagen gelöscht oder so anonymisiert, dass eine Zuordnung zum Client nicht mehr möglich ist, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

VI. Cookies und ähnliche Technologien

METAVITAL Booking setzt Cookies und vergleichbare Speichertechnologien ein. Technisch notwendige Cookies sind für Betrieb, Sicherheit, Sitzung, Sprache und Cookie-Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TTDSG). Optionale Cookies (z. B. für Statistik/Marketing auf Landingpages) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Details zu Kategorien, Speicherdauer und Anbietern sowie die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu ändern, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

VII. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von METAVITAL Booking können Sie ein Nutzerkonto anlegen (Klientin/Klient oder Fachpersonal). Dabei verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Anrede, optionaler Titel, Vor- und Nachname
• Telefonnummer (optional, inkl. Verifikationsstatus)
• Adress- und Rechnungsdaten, bei Firmenkonten Firmenname und USt-IdNr.
• Kontoeinstellungen (z. B. Sprache, Benachrichtigungspräferenzen)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzervertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheitsmaßnahmen (z. B. E-Mail-/Telefonverifikation). Die Daten werden für die Dauer des Kontos und danach gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

VIII. Terminbuchung und Veranstaltungen

Im Rahmen der Termin- und Veranstaltungsbuchung verarbeiten wir die zur Durchführung erforderlichen Daten, insbesondere Kontaktdaten, gewünschten Termin, Gesprächspartner, Service-/Veranstaltungsangaben, Hinweise, Einwilligungen sowie Status- und Verlaufsinformationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit besondere Einwilligungen (z. B. Datenschutzhinweis im Buchungsformular) eingeholt werden, ist ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einschlägig.

Fachpersonal kann Termine und zugehörige Notizen im Rahmen der Leistungserbringung einsehen und bearbeiten. Soweit eine Anbindung an unser CRM erfolgt, können relevante Buchungsdaten dort zur Dokumentation und Nachbearbeitung verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

IX. Nachrichten und Sprachnachrichten

Über die integrierte Nachrichtenfunktion können Text und Gesprächspartner Textnachrichten, Dateianhänge und Sprachnachrichten austauschen. Dabei werden Inhalt, Metadaten (Zeitpunkt, Lesestatus), Anhänge und technische Übertragungsdaten gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nachrichten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. solange sie für die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation erforderlich sind, gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

X. Zahlungen und Rechnungen

Für Online-Zahlungen (Termine, Veranstaltungen, Digital Store) setzen wir Zahlungsdienstleister ein. Dabei werden Zahlungsdaten unmittelbar an den jeweiligen Anbieter übermittelt; wir speichern in der Regel Transaktions- und Statusinformationen, Beträge, Referenzen sowie zugehörige Buchungs-/Bestelldaten.

• Stripe Payments Europe, Ltd. – Kartenzahlungen und weitere Online-Zahlungsmethoden
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. – PayPal-Zahlungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Rechnungsstellung und Buchhaltung können Daten an unseren Abrechnungsdienstleister (Lexware / Haufe-Lexware) übermittelt und gemäß handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Bei Firmenkunden mit USt-IdNr. kann eine Prüfung über das EU-System VIES erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

XI. E-Mail- und Systembenachrichtigungen

Zur Vertragsabwicklung und Betriebssicherheit versenden wir Transaktions-E-Mails (z. B. Bestätigungen, Erinnerungen, Verifikationscodes, Statusänderungen). Hierzu nutzen wir SMTP-Versand über unseren Hosting-/E-Mail-Dienstleister.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für sicherheitsbezogene Nachrichten auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherung richtet sich nach dem Zweck der jeweiligen Konversation bzw. gesetzlichen Fristen.

XII. SMS-Benachrichtigungen

Sofern Sie eine Telefonnummer hinterlegen und SMS-Benachrichtigungen (z. B. Terminbestätigung, Erinnerung, Stornierung) aktivieren bzw. eine Rufnummernverifikation nutzen, werden Telefonnummer und Nachrichteninhalt an unseren SMS-Dienstleister Infobip übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Ihre Einwilligung/Einstellung im Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können SMS-Benachrichtigungen in den Kontoeinstellungen deaktivieren, soweit nicht technisch für die Verifikation erforderlich.

XIII. Online-Meetings (Microsoft Teams)

Für Online-Termine können Meeting-Links über Microsoft Teams / Microsoft Graph erzeugt und Kalendertermine synchronisiert werden. Dabei können Name, E-Mail, Terminzeit und Meeting-Metadaten an Microsoft übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Es kann zu Übermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) kommen; Microsoft stützt sich hierzu auf geeignete Garantien (u. a. Standardvertragsklauseln / Data Privacy Framework, soweit anwendbar).

XIV. Hosting und IT-Betrieb

METAVITAL Booking wird auf von uns beauftragten Servern betrieben. Beim Hosting fallen Server-Logfiles (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent) an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Serverstandort liegt geografisch in der EU (Deutschland), soweit nicht nachfolgend anders angegeben.

Uploads (z. B. Nachrichtenanhänge, Profilbilder) werden in unserer Anwendungsinfrastruktur gespeichert.

XV. Eingesetzte Dienste und Plugins

Im Zusammenhang mit METAVITAL Booking setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

Einzelheiten zu Cookies dieser Dienste entnehmen Sie der Cookie-Richtlinie. Datenschutzinformationen der Anbieter finden Sie auf deren Websites.

XVI. Drittlandübermittlung

Einige Dienstleister können personenbezogene Daten in Drittländer (insbesondere USA) übermitteln. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht bzw. ergänzend erforderlich, stützen wir uns auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln) und – soweit anwendbar – Zertifizierungen nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Bitte beachten Sie, dass bei Drittlandtransfers besondere Risiken bestehen können (z. B. Zugriffsmöglichkeiten von Behörden). Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus und beschränken die Übermittlung auf das Erforderliche.

XVII. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung gilt speziell für die Plattform METAVITAL Booking. Für andere Websites der METAVITAL GmbH können abweichende Datenschutzhinweise gelten.